「社内ポータルサイト研究会」を開催！
今回は2021年2月8日に開催された「社内ポータル研究会」の様子をご紹介します。本イベントには計8社22名の方々が参加されました。日立物流様や太平洋セメント様よりポータル活用事例をご紹介いただき、参加者同士のディスカッションを通じてポータル活用のヒントや「InsuiteX」を導入する前の課題や導入後の効果など、普段聞けないお話に大変盛り上がりました。既に「InsuiteX」「INSUITE」のポータルを活用中のお客さまも、これから「InsuiteX」をご検討されるお客さまも是非ご覧ください。
社内ポータル研究会とは？
「InsuiteX」「INSUITE」のポータル活用に関して、ユーザーさま同士で情報交換を行い、新しい気づきを発見できる場です。
これまでドリーム・アーツを介して１社対１社で社内ポータルの活用方法を紹介する場を設けていました。今回は既に社内ポータルをご利用のお客さまだけでなく、これから導入を検討されている方にもご参加いただきました。
日立物流様 社内ポータルサイトのご紹介
日立物流 経営戦略本部 経営戦略部 部長補佐 佐々木様より社内ポータルの活用内容についてご紹介いただきました。2020年5月より、ドリーム・アーツ「InsuiteX」「SmartDB」をご利用いただき、現在8,000名規模でご利用中です。「物流現場力×プラットフォーム」と「DX×実業」の2つの体現を目指す日立物流様はどのように業務改革を進めているのか、デモンストレーションも交えながら詳しくご紹介いただきました。
社内ポータル刷新検討の背景
日立物流様は、「InsuiteX」導入前、すでに社内イントラをお持ちでした。しかし、情報共有基盤として十分に機能していないなどの問題を抱えていました。
イントラ掲示板を見る習慣が定着していないため、メールでの情報伝達によりメールが氾濫していました。また、業務上必要な情報が探しにくく、効率的な業務運営の妨げにもなっていました。そして、社内情報共有の面で生産性向上が進まない中、働き方改革による業務時短を進め、管理者や一部業務担当者へ負担が大きくなっている状況にありました。
情報共有基盤として十分に機能していない社内イントラを改善し、業務効率を向上させるため、新ポータルサイト構築の検討を行いました。
「新たにポータルサイトを導入する」のではなく、社内情報共有の効率化で業務効率を効率化させる働き方改革の一環として、目的を明確にしました。使いやすく、分かりやすい操作性で社員のモヤモヤを解決しエンプロイーエクスペリエンスの向上や、社内手続きの視える化・標準化で情報や対処の迅速化を目的としました。
本社・事業部へのインタビューやワークショップを行い、要件をまとめ、何社か検討した結果、ドリーム・アーツに決めました。ドリーム・アーツは、実績や機能実現度はもちろん、働き方のありたい姿から必要な機能を掘り下げる姿勢や、会話を通じて一緒に作り上げる雰囲気があり、パートナーとして採用しました。
パートナー選定のポイント
- 実績や機能実現度
- 働き方のありたい姿から本当に必要な機能を掘り下げる姿勢
- 会話のやり取りを通じて一緒に作り上げられる雰囲気
プロジェクトでは、社内協力メンバーを募り10回ほどのワークショップで具体的な機能イメージを作っていきました。実際にドリーム・アーツの実績に基づいた知見を活かしたワークショップで進められました。
導入後の効果
「InsuiteX」利用開始から3か月後に社内アンケートを実施しました。
回答者の91%が社内ポータルサイトをほぼ毎日利用し、平均満足度が５点中3.1点となりました。「InsuiteX」を導入する前に実施した社内イントラに関する満足度アンケートでは、50%以上の社員が「やや不満」、「不満」と回答していたため、以前に比べて良い結果になっています。ユーザーからは、「見やすくなった」「リンクが探しやすくなった」とコメントをいただいています。
今後の展望
まずは、「意識共有プラットフォーム」として、必要な機能が準備出来ました。情報が整理され、デザイン性の高さや動画の活用により、使いやすさと親しみやすさのあるポータルサイトができました。
社内でのさらなる利用浸透と活用が今後の課題で、社内コミュニケーション活性化や営業所状況の見える化を行うためのポータル活用を検討しています。また、グループ会社での各社ポータルも構築予定で、2021年4月以降、更なる機能拡張を計画しています。
太平洋セメント様 社内ポータルサイトのご紹介
太平洋セメント 経営 IT企画グループ リーダーの加藤様より、社内ポータルのご紹介をいただきました。
25年以上使い続けていたNotesからの移行を2018年度から検討を開始され、現在は「InsuiteX」と「SmartDB」をご利用されています。「いつでも、どこでも、自宅でも、スマートなコミュニケーション」をコンセプトとした太平洋セメント様のご利用状況について、デモンストレーションを中心に詳しくご紹介いただきました。
社内ポータル刷新検討背景
太平洋セメント様では、合併を繰り返す中でポータルサイトも進化していきました。業務用ポータルだけでなく、ワークフローやさまざまなデータベースをNotesで開発を進めていました。
しかし働き方改革にともない、さまざまなシステムが繋がる仕組みで「いつでも、どこでも、自宅でも、スマートなコミュニケーション」の実現を目指し、脱Notesの検討を進めました。
25年ほどNotesを利用していく中で蓄積されたワークフローやデータベースが本当に移行できるのか、が主な課題となりました。単純に移行するのではなく、どのような仕組みに変えていきたいかを検討し、ポータル機能、ワークフローの充実度、運用のしやすさ、Notesからの移行実績が複数ある「InsuiteX」「SmartDB」の導入を決定しました。
ポータルコンテンツ紹介
ポータルサイトの実際の画面を見せていただきながら、ポータルサイトのコンテンツを詳しくご紹介いただきました。その中から2つご紹介します。
アクセス権に応じた社内システムへのログインメニューの表示
ポータルサイト内に各社内システムへのログインメニューが表示されています。このログインメニューは、社員の役職や権限によってアクセスできるシステムが一覧で表示されます。アクセス権の制御は「SmartDB」で行い、ユーザーは自分がアクセスできるシステムのみ表示されます。
カルーセル表示
旧ポータルサイトより似た機能を使いイベントの案内を行っていました。ポータルリニューアルに伴い、役員からのメッセージは、カルーセルを使いポータルから発信しています。以前はメールで配信していましたが、ポータルサイトの上部にカルーセルを設けいつでも社員が確認できる位置に配置しています。
導入後の効果と今後の展望
以前のポータルサイトはリンクがメインだっため、テキストが多く見づらくなっていました。ポータルリニューアル後、情報が整理され一つ一つのコンテンツが見やすくなりました。
今後は事業所ポータルの拡充などに加え、まだ残っているNotesのデータベースを「SmartDB」のワークフロー機能を活用しつつ順次移行する予定です。
まとめ
今回、初の試みでポータル提供者、ポータル利用者、ポータル検討者の3者が一度に集う会となりました。フリーディスカッションでは、参加者より、情報発信やコンテンツ運用に関するさまざまなご質問、ご感想が出ていました。また、ポータル機能に関するご意見やご要望のお声をいただき、ドリーム・アーツとしてもサービス向上のヒントを得ることができました。
今回お話いただいた日立物流様を含め、8社のポータル活用内容をまとめた資料を公開しております。ぜひこちらもご覧ください！
大企業の社内ポータル成功事例8選– ユーザー事例とポータルバリエーション –
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